프린터가 멈춘 날에야 모델명을 찾는 이유 — 장비 장부 만들기

프린터가 멈춘 날에야 모델명을 찾고, 퇴사자 자리에서 노트북 충전기를 발견하고, UPS 배터리 경고가 뜬 뒤 구매일을 묻는다면 — 그 목록은 장비 수를 세는 표가 아니라 장애 때 만드는 표입니다.

좋은 장부는 구매 기록에 머물지 않고 현장과 같은 상태를 유지합니다. 자산 관리는 ‘목록이 많다’가 아니라 ‘현물과 장부의 차이’가 문제입니다.

장비는 도입부터 폐기까지 한 흐름입니다

IT 자산 관리(ITAM)의 표준 라이프사이클은 다음과 같습니다.

도입(구매·등록) → 지급/대여 → 이동 → 수리 → 회수 → 폐기

각 단계가 바뀔 때마다 장부를 갱신해야 합니다. 특히 이동과 회수는 누락이 잦은 지점입니다.

한 바퀴 돌며 스티커보다 상태를 봅니다

회의실, 좌석, 네트워크함, 창고 순서로 돌며 실제 장비를 확인합니다. 자산번호가 있어도 사용자와 위치가 바뀌었으면 갱신합니다.

재무 관점에서는 구매일·금액·구매자, 계약·리스·라이선스, 감가상각, 서비스 종료(EOS) 일정을 함께 봅니다. 비밀번호나 복구키는 자산표에 원문으로 적지 않습니다. 승인된 보안 저장소의 참조 위치와 접근 담당자만 기록합니다. 폐기 장비는 저장매체 처리와 인계 증빙을 별도 절차로 관리합니다.

개념 이미지: 구매 기록에 머물지 않고 운영·교체·폐기까지 장비의 현재 상태를 확인하는 자산 항목입니다.

장부가 살아 있는지는 다음 순회에서 드러납니다

첫 실사 뒤 30일 또는 조직이 정한 주기에, 다른 담당자가 표본을 다시 확인합니다.

• 현물 일치율(%) = 식별·위치·상태가 모두 맞는 표본 수 ÷ 확인한 표본 수 × 100
• 소유자 없는 운영 장비 수
• 발견되지 않은 장부상 장비 수
• 장부에 없던 현장 장비 수
• 장애 접수부터 모델·담당자 확인까지 걸린 시간
• 교체 예정일을 넘긴 중요 장비 수

공공기관은 물품관리법 시행규칙상 매 회계연도 1회 이상 물품 실사가 의무입니다. 민간 기업은 규모와 중요도에 맞는 주기를 자체 기준으로 정하면 됩니다.

자동화 도입은 ‘현물 확인’이 전제입니다

OnPress로 자동 수집을 검토할 경우 자산관리 도구, MDM, 네트워크 관리 시스템이 공식 API나 지원 프로토콜을 제공하는지 확인합니다. 자동 발견된 기기가 실제 현물과 같은지, 개인 기기와 임시 기기를 어떻게 구분하는지 소규모 PoC로 검증합니다. 스캔 결과만으로 소유자나 폐기 상태를 추정하지 않습니다. 바코드·QR 라벨, 모바일 실사 같은 기능도 솔루션별 지원 여부가 다르므로 계약 전 확인 대상입니다.

오늘 회의실 한 곳만 돌아도 시작할 수 있습니다. Core Company는 발견한 장비 10대를 기준으로 유지할 수 있는 필드와 다음 점검 주기를 함께 정리해 드리겠습니다.

장비 실사는 승인된 범위에서 진행하고, 저장매체·계정·네트워크 식별정보는 사내 보안 및 개인정보 기준에 따라 다뤄야 합니다.