폐기한 문서가 AI 답변에 다시 나타난다면 — 버전·만료 관리

지난주에 폐기한 2024년 휴가 규정이 AI 답변에 ‘현재 기준’으로 다시 나타났습니다. 문서를 지운 것이 아니라 ‘색인에서 제외’하지 않았기 때문입니다. 폐기 문서가 답변에 섞이는 사건은 대부분 버전·유효일·상태가 문서에 붙어 있지 않아서 생깁니다.

문서에 붙일 네 가지 메타데이터

• 버전 — 변경의 기준점
• 유효일 — 이 문서가 효력을 갖는 기간
• 상태 — 초안·검토 중·승인·폐기
• 확정자 — 내용을 최종 확인한 역할

이 네 값이 문서명 옆에 붙어야 검색 결과도 책임을 가집니다.

운영 체크리스트

• 적용 조건을 한 문장으로 정의
• 소유자 1명 + 검토자 1명 지정
• 정상·경계·실패 사례를 포함한 테스트 세트
• 초안/운영 버전 분리
• 운영 승격 전 결과 차이 검토
• 롤백 대상 버전 지정
• 실패 사례를 테스트 세트에 추가

개념 이미지: 문서명 옆에 버전·유효일·상태·확정자를 붙여 검색 결과가 책임을 갖게 하는 구조입니다.

버전 관리의 한계를 알아야 합니다

기록이 남는다고 지침이 자동으로 정확하거나 안전해지는 것은 아닙니다. 버전 관리는 ‘무엇이 현재 기준인가’를 정할 뿐입니다. 평가·테스트·승인 절차는 별도로 있어야 합니다.

만료본 노출을 막는 시험

• 만료본 노출 건수 — 폐기 문서가 검색 결과에 나타난 횟수
• 최신본 선택률(%) = 최신 버전을 근거로 답한 비율
• 색인 제외 반영시간 = 폐기 처리 후 색인에서 사라지는 시간

팀 규모별 시작점

• 개인 — 파일명·변경 기록
• 소규모 팀 — 공용 문서 3~5개에 소유자·테스트·안정 버전
• 고객 대상 — 승인·감사 이력·롤백 필수
• 도구 사용 에이전트 — 권한 최소화·활동 기록

오늘 ‘폐기’로 표시한 문서 하나가 검색에서 사라지는지 확인해 보세요. Core Company는 유효일·상태 메타데이터와 색인 제외 반영을 함께 설계해 드리겠습니다.

문서 보존·폐기는 법령과 사내 정책에 따라야 하며, 개인정보 문서는 별도 기준을 확인해야 합니다.